Tuotannon viikkopalaveri ja raportit tekemättä – kuulostaako tilanne tutulta?

8.10.2019 Protacon Blogi

Kertakäyttöiset, staattiset raportit eivät palvele toiminnan aktiivista kehittämistä ja tiedolla johtamista.

Raportoinnin käytänteet ovat yrityksissä usein hajanaiset ja kukin esittää tietoa omasta näkökulmastaan. Tämä tarkoittaa lukuisia erilaisia Excel-taulukoita, kaavoja, laskentatapoja ja PowerPoint-esityksiä, joiden koostamiseen kuluu aikaa ja jotka tehdään viime tinkaan pakon edestä. Tuloksena saadaan lukuisia kertakäyttöisiä, staattisia raportteja, jotka eivät palvele yhteisten tavoitteiden saavuttamista, toiminnan aktiivista kehittämistä ja tiedolla johtamista.

Manuaalinen raportointi on myös vahvasti henkilösidonnaista: kun raportoinnista vastuussa oleva henkilö on poissa, ei myöskään raportteja synny. Staattinen raportti puolestaan ei anna mahdollisuutta tiedon hyödyntämiseen reaaliaikaisen tilannekuvan tarkastelussa.

Esimerkkinä tuotannon viikkopalaveri: saamme selville eniten pysähdyksiä aiheuttaneen tuotantolinjan, mutta raportilta ei päästä pureutumaan linjan koneisiin. Siihen todelliseen pullonkaulaan, joka harmia on aiheuttanut. Toinen haaste on näkökulman vaihtaminen lennosta, kuten esimerkiksi missä vuorossa ja millä tuotteella kyseiset ongelmat ovat aiheutuneet.

Tähän kaikkeen löytyy ratkaisu moderneista raportointiprosesseista ja -ratkaisuista, esimerkiksi Business Intelligence (BI) -työkaluista. Niillä voidaan automatisoida näppärästi ja kustannustehokkaasti datan kerääminen, kokoaminen, mallintaminen ja muodostaminen ymmärretäviksi raporteiksi.

Tuotannon raportointi voidaan automatisoida

Esimerkiksi työvuoron alkaessa valmiilta raportilta voidaan katsoa jokaisen tuotantolinjan eilisen päivän tuotantoluvut ja sitä kautta havaita, missä on mahdollisia poikkeamia sen sijaan, että raporttiin tarvittava tieto koottaisiin manuaalisesti eri järjestelmien datasta.

Automatisoitu raportointi tarkoittaa, että tieto saadaan automaattisesti kerättyä yhteen järjestelmään useista lähteistä ja tieto myös päivittyy automaattisesti ilman käsin tehtävää työtä raporttipohjille. Tässä teollisuusyrityksen kannalta tärkeimmät hyödyt raportoinnin automatisoinnista:

1. Ajansäästö

Rutiinit kuriin! Kun tiedon käsin tehtävä eli manuaalinen kokoaminen jää pois, vapautuu aikaa tärkeimpiin tehtäviin kuten tiedon analysointiin. Esimerkiksi työvuoron alkaessa valmiilta raportilta voidaan katsoa jokaisen tuotantolinjan tuotantoluvut. Sitä kautta havaitaan välittömästi, missä on mahdollisia poikkeamia, johon pitää kiinnittää huomiota.

Ilman automaatiota, jonkun pitää etsiä tarvittava ja oikea tieto eri järjestelmistä, koota luvut taulukkoon, tehdä laskennat ja vielä yhteenveto – ja joka kerta aloittaa alusta kaikki käsin. Kiireen keskellä manuaalinen, aikaa vielä ja hankalaksi koettu työ voi hyvinkin jäädä tekemättä, jolloin paljon arvokasta tietoa jää saamatta.

2. Ajantasaisuus

Automaation ansiosta raportit ovat saatavilla aina tarvittaessa ja niistä löytyy yhdellä silmäyksellä ajantasainen tilanne, joka auttaa tekemään parempia päätöksiä, mahdollistaa tarpeeksi nopean reagoinnin ja ohjaa toimintaa oikeaan suuntaan. Näin raportointi mahdollistaa myös hälytysrajojen asettamisen raporteille, jolloin voidaan aina seurata sitä mikä on tärkeintä: olemmeko tavoitteessa ja mihin pitää kiinnittää huomiota?

Kun raportointirutiinit ovat hallussa, on raportteja vaivatonta jakaa eri kohderyhmille eri tavoilla huomioiden, mitä tietoa kukin tarvitsee omaan työhönsä.

3. Yhtenäisyys

Raportoinnin automatisointi harmonisoi raportointikäytäntöjä ja mittareiden laskutapoja. Esimerkiksi johto saa eri toiminnoista yhtenäiset, kootut raportit, joiden hyödyntäminen, tulkinta ja vertailu on helpompaa. Myös mittareille saadaan yhdenmukaiset laskutavat ja päästään eroon tilanteesta, jossa jokainen yksikkö tai tehdas laskee tunnusluvun, kuten kokonaistehokkuuden (OEE), itselleen suotuisalla tavalla.

4. Tiedon jakaminen

Kun raportointirutiinit ovat hallussa, on raportteja vaivatonta jakaa eri kohderyhmille eri tavoilla huomioiden, mitä tietoa kukin tarvitsee omaan työhönsä. Tuotannonjohtaja voi analysoida tietoja omalta koneeltaan selaimen kautta, vuoroesimies voi tarkistaa tilanteen mobiilisti omalta älypuhelimeltaan tai tietoa voidaan jakaa isommalle porukalle esimerkiksi yhteiseltä näytöltä tuotantotiloissa. Näin varmistetaan, että tieto on aina saatavilla ja oikea tieto, oikeassa muodossa voidaan kohdentaa oikeille ihmisille, oikeaan aikaan.

5. Varmuus

Automatisoitu raportointi auttaa saamaan datan hallintaan. Kun esimerkiksi tiedon käsittely ja laskenta tapahtuu aina samalla eli automaattisesti, toimintaan tulee ihan uutta varmuutta. Sekä johto että työntekijät voivat luottaa raportteihinsa.

Tällä tavalla tiedosta tulee läpinäkyvää, ja ajantasaisilta raporteilta voidaan seurata tärkeitä tunnuslukuja aktiivisesti. Poikkeamiin pystytään reagoimaan nopeasti, ja datan pohjalta voidaan analysoida ja ennustaa tulevia muutoksia. Tämä parantaa toimitusvarmuutta – niin sisäistä kuin ulkoista.

Lue lisää aiheesta

Lue oppaasta vinkit siihen, miten pääset liikkeelle teollisuusyrityksen tiedolla johtamisen kehittämisessä.

Haluatko tietää lisää teollisuusyritysten raportoinnin kehittämisestä ja tiedolla johtamisesta? Lataa maksuton teollisuusyrityksille suunnattu oppaamme

Oppaassa kerromme, mitkä ovat teollisuusyrityksen tiedolla johtamisen neljä yleisintä haastetta ja tarjoamme vinkit siihen, miten pääset liikkeelle teollisuusyrityksen tiedolla johtamisen kehittämisessä.

Lue lisää

Teollisuusyritysten raportoinnissa on vielä kehittämisen varaa
Business Intelligence
Spinnova-menestystarina
Niiralan Kulma -menestystarina

Sari Suominen

Kirjoittaja Sari Suominen

Toimin Protaconilla Digital Business -liiketoiminnan myynnin vetäjänä ja vastaan myös Business Intelligence -yksikön kehittämisestä. Intohimonani ovat tiedolla johtaminen, myynti, kasvu ja palvelumuotoilu. Vapaa-aika kuluu harjoitellessa puolimaratoniin, golffatessa ja koiran kanssa ulkoillessa.