Teknologiatapahtuman tuotantoa – kulissien takana

Mitä seuraa, kun IT-firman henkilöstöjohtaja ja tuotantojohtaja saavat saunan lauteilla idean viikonlopun yli kestävästä tapahtumasta? Sellaisesta, jossa asiantuntijamme jakavat osaamistaan toisilleen ensin seminaaripäivän muodossa ja tämän jälkeen pidetään vielä kahden päivän hackathon samoilla lämmöillä? Se toteutetaan.

Ajatus tapahtumasta johti alustaviin suunnitelmiin ja hahmotelmiin, minkä jälkeen varmistuttiin, että idea kiinnostaisi muitakin kuin allekirjoittaneita. Viesti henkilöstöltä oli selvä ja oli aika koota palaset, hakea budjetti ja laittaa työ käyntiin.

protacon techdays

Protacon Techdays’18 tarjosi muun ohjelman ohessa hienon mahdollisuuden verkostoitua uusien tuttavuuksien kanssa.

Kolme päivää, kaksi teemaa

Hackathon oli meille jo tuttu juttu, vastaavia 24 tunnin Hackdayta oli järjestetty ennenkin. Täysin uutta molemmille sen sijaan oli seminaaritapahtuman organisoiminen. Osallistujan näkökulmasta kuitenkin riitti kokemusta ja tapahtumatuotannon aakkoset tiedossa, miten vaikeaa se nyt voi olla? Kävijätavoite asetettiin sataan osallistujaan, ja tapahtumaan päätettiin toteuttaa hyvät etäosallistumismahdollisuudet, kuten meillä tapana on.

Sitten enää sisältö paikalleen…eli mitäs se käytännössä tarkoittikaan?

Protaconin teknologiaosaamisen ja toimialojen kirjo on niin laaja, että tuntui mahdottomalta tarjota jokaiselle jotakin, kuitenkin siten että kaikki osallistujat kokisivat päivän mielekkääksi ja ymmärtäisivät kuulemansa. Päätimme painottaa sisältöä tällä kertaa ohjelmistotuotannon ja ICT-palveluiden suuntaan. Tämä osoittautui toimivaksi rajaukseksi.

protacon techdays

Perjantai-iltana seminaaripäivän jälkeen starttasi kaksipäiväinen hackathon.

Vielähän meillä on hyvin aikaa

Tuotanto aloitettiin ennen kesälomia tekemällä kartoitusta ja varaukset tiloista. Tuudittauduimme tyytyväisyyden tunteeseen ja jäimme helteisen kesän merkeissä lomille. Sitten yhtäkkiä lomat olivat ohi ja totesimme meillä olevan 6 viikkoa tapahtumaan, loputtomalla määrällä muuttujia varmistamatta. Homma pysyi kuitenkin koko ajan hallittuna, vaikka aina ei välttämättä siltä tuntunutkaan.

Puhujat löytyivät eri käyttämiemme teknologioiden kovimmista osaajista sekä palvelutuotteidemme tuntijoista. Ulkopuoliseksi puhujaksi ja päivän Deep Dive -sparrauskumppaniksi saimme Googlelta Customer Engineer Jussi Kyröhongan. Saimme lavalle myös monen uuden konserninyhtiömme edustusta, mikä palveli mainiosti yhtiöidemme yhteensovittamista kenttätasolla.

Ilmoittautumisajan päätyttyä totesimme kysyntää olleen: sadalle hengelle mitoitettuun tapahtumaan oli ilmoittautunut liki 150 osallistujaa. Hikikarpalot alkoivat virrata, kun mietimme tilojen riittävyyttä ja montaa muutakin muuttujaa, mitä 50 % kokoluokan kasvu aiheuttaisi. Onnistuneeseen lopputulokseen tarvittiin lopulta myös ripaus hyvää tuuria.

Kello käy, tunnelma tiivistyy

Viimeisinä kahtena viikkona mielikuvaharjoittelimme tapahtumapäivää läpi useasti tiimin kanssa ja ennakoimme erilaisia hankaluuksia ja yllätyksiä, mitä suinkin voisi sattua. Tiedotimme ahkerasti osallistujia ja vastaanotimme asiaan kuuluvia jälki-ilmoittautumisia sekä peruutuksia aina tapahtuma-aamuun asti. Suurimpana muutoksena vaihdoimme tapahtuman tilat vain kaksi päivää ennen H-hetkeä, kun aiemmin varattuna ollut iso auditorio vapautuikin käyttöömme.

Tämä oli se kaipaamamme hyvän tuurin hippunen, mahduimme ennakoitua isomman osallistujajoukkomme kanssa paljon paremmin auditorioon. Myös syksyn flunssakausi ja muut odottamattomat esteet laittoivat ohjelmaa uusiksi vielä tapahtuma-aamuna, mutta sehän kuuluu asiaan. Meillä oli näitä yllätyksiä varten varasuunnitelmat mietittynä, kiitos huolellisen mielikuvaharjoittelun!

protacon techdays

Onnistuneeseen lopputulokseen tarvittiin lopulta myös ripaus hyvää tuuria – mahduimme ennakoitua isomman osallistujajoukkomme kanssa paljon paremmin auditorioon. Rinnakkaisten esitysten vuoksi käytössämme oli lisäksi kaksi muuta tilaa.

H-hetki

Tapahtumapäivä oli melkoista lentämistä, jokainen tiimimme jäsen tiesi omat hommansa ja suorittivat ne kiitettävästi. Lavajuonnot, siirtymät, videostreamaus, valokuvaus, paneelikeskustelut ja loppuyhteenvedot menivät kuin vettä vaan. Aikataulu piti, järjestelyt ja puitteet keräsivät kiitosta osallistujilta. Tapahtumapäivä oli kaikin puolin menestys!

Päivän päätteeksi, erittäin hyväntuulinen seminaarivieraiden joukko jakautui kohti kotimatkaa tai alkavaan viikonlopun hackathoniin. Tapahtuma ei varmasti jää viimeiseksi tätä laatua. Ehkä rohkenemme ensi kerralla avata tapahtumaa myös henkilöstömme ulkopuolelle, kun kävi ilmi että osaamme suvereenisti myös tapahtumatuotannon aakkoset!

protacon_techdays

Tapahtumapäivä oli kaikin puolin menestys!

Lue lisää

Lanit – yhdessäoloa ja pelaamista kaveriporukalla
Millainen on koodattu mysteerihuone?
Uratarinat
Rekrytointi

Jaakko Kaski

Kirjoittaja Jaakko Kaski

Kirjoittaja vastaa Protaconin IT-liiketoiminnan henkilöstöstä ja kulttuurista ja tuottaa nykyään myös seminaaritapahtumia.