Vanha järjestelmä vaihdettiin helppokäyttöiseen Onceen

Vanhojen polttoainetietojen raportointijärjestelmien hajanaisuus ja vaihtelevat kirjaamistavat eri toimipaikkojen välillä aiheuttivat Pori Energialla työskentelevälle Panu Ahonkivelle harmaita hiuksia. Työaikaa kului exceleiden välillä soutaessa, eikä niistä saatu tieto ollut kuitenkaan riittävän tarkkaa. Suurin ongelma oli tietojen hajanaisuus, tietojen koostamiseen meni aikaa.

– Päädyimme vaihtamaan vanhan systeemin Protacon Onceen, koska se vaikutti olevan paras saatavilla ollut valmis tuote meidän tarpeeseen. Saamme Oncesta ajantasaista tietoa, joka puolestaan helpottaa meidän polttoaineen hankinnan suunnittelutyötä. Once antaa eri polttoainevaihtoehtojen kustannustietoa varsinkin omien polttoainevarastojemme osalta. Tämä tieto on meille rahan arvoista, Ahonkivi kertoo.

– Myös minulla on projektista positiiviset fiilikset. Nyt on olo, että menemme tässä oikeasti eteenpäin. Päästään pois exceleistä ja erillislaskennasta, kehitysinsinööri Tiia Niemi kertoo. Esiselvitysvaihe oli monella tapaa hyödyllinen, siinä omakin ajatus kirkastui, että mitä oikein tässä olemme tekemässä.

Projekti kulkee, kun tieto kulkee

Oncen hankinta- ja käyttöönottoprojektissa asiat etenivät sujuvan systemaattisesti. Käyttöönoton kartoitusvaiheessa selvitettiin asiakkaan toimintatavat, raportointikäytännöt ja muut tarpeet. Onnistumiselle olennaista on hyvä kommunikointi asiakkaan ja toteuttajan välillä. Projektipäällikkö Kimmo Helkala Protaconilta kiittääkin Pori Energian henkilöstöä huolellisesta ja sitoutuneesta otteesta projektiin.

– Panun ja muiden projektissa mukana olleiden kanssa yhteistyö oli erittäin sujuvaa. Panu oli aktiivinen ja omistautunut projektin eteenpäin vientiin. Koko tiimi teki annetut ”kotiläksyt” huolellisesti ja saimme näin tietoa, joka mahdollisti tehokkaan työskentelyn ja kehittyneempien ratkaisujen tarjoamisen. Asiakas tunsi omat järjestelmät ja prosessit hyvin ja työpajoissa asioihin päästiin aina suoraan asiaan, hän kiittelee.

Myös Ahonkivi oli tyytyväinen projektin kulkuun.
– Protaconilta osattiin esittää kysymyksiä, joita emme olleet osanneet aiemmin ajatella. Heiltä löytyi laajaa näkemystä asioihin. Saimme kuulla, miten muilla on vastaavia asioita hoidettu. Tämän pohjalta voimme myös omalla porukalla miettiä asioita syvällisemmin, Ahonkivi kertoo.

– Mukavaa oli myös se, että henkilöt eivät vaihtuneet missään vaiheessa, vaan koko projekti käytiin läpi samojen tuttujen henkilöiden kanssa, Niemi sanoo.

Molemminpuolinen sitoutuminen on näkynyt sujuvuutena koko projektin ajan. Pori Energialla ollaan oltu tyytyväisiä, että heidät on pidetty koko ajan kärryillä tilanteesta ja että Protacon on ehdottanut hyviksi todettuja toimintatapoja eri tilanteisiin.

– Käyttöönotto on mennyt yllättävän hyvin ja henkilöt ovat päässeet nopeasti kiinni järjestelmän käyttöön. Saimme koulutuksen perustoiminnoista ja erilaisista raportointiominaisuuksista. Once on todella helppokäyttöinen. Erityisen tyytyväinen olen siihen, että kaikki tarvittava tieto kosteusanalyyseistä alkaen löytyy nyt yhdestä paikasta, Ahonkivi summaa.

Niemen mielestä parasta on, että nyt kokonaisuuden hahmottaminen helpottuu.
– Olemme muuttaneet prosessin myötä hieman myös sisäistä työn organisointiakin, jotta voimme seurata paremmin isoa kokonaisuutta.

Protaconilta osattiin esittää kysymyksiä, joita emme olleet osanneet aiemmin ajatella. Heiltä löytyi laajaa näkemystä asioihin. Saimme kuulla, miten muilla on vastaavia asioita hoidettu. Tämän pohjalta voimme myös omalla porukalla miettiä asioita syvällisemmin.

Panu Ahonkivi, Hankintaprojektin vetäjä,
Pori Energia Oy

Pori Energia logo

Lue lisää

Once

Energiaketjun hallintajärjestelmä Oncen nousukiito jatkuu

Menestystarina – Kuopion Energia

Lisätietoja

Hannu Lepola
hannu.lepola@protacon.com
+358 400 688 069